Za poslovne računalne sustave, karakteristično je slijedeće:

• na tržištu je prisutan veliki broj rješenja, domaćih i stranih
• ... vrlo različitog kvaliteta i cijene
• ... s tim što viša cijena uopće ne znači i bolji kvalitet - u više poduzeća, i nakon ulaganja više miliona Eur, rezultati su bili loši ili osrednji.

Pored toga, naša tvrdnja da je SUPER najbolji sustav na tržištu, nije isprazna marketinška parola - mi čvrsto vjerujemo u to. Zato želimo da se vrši sistematska evaluacija SUPER-a i usporedba sa drugim rješenjima na tržištu.

Međutim, evaluacija informacijskih sustava je kompleksan zadatak, a i ne postoji neka etablirana, solidno utemeljena metodologija evaluacije. Zbog toga, mi dajemo prijedlog metodologije evaluacije SUPER-a i bilo kojeg drugog sustava.

TOK EVALUACIJE
Predlažemo slijedeći postupak za evaluaciju sustava:

• Utvrditi poslovne funkcije za koje će se vršiti ocjena informacijskog sustava, npr. prodaja, nabava, proizvodnja, financije itd.
• Za svaku funkciju, odrediti 1 - 2 kompetentne osobe, uključujući po mogućnosti i rukovoditelja, koji će evaluirati što SUPER omogućuje za tu funkciju. Korisno je prethodno pripremiti listu osobina koje će provjeriti. Rezultati evaluacije, sa ocjenom očekivanih efekata i komentarima, registrirati u zapisnik.
• Kada su evaluacije za pojedine poslovne funkcije završene, treba napraviti ukupni izvještaj o evaluaciji, koji sadrži:
• rekapitulaciju pojedinačnih zapisnika
• očekivane efekte, kvantitativne i kvalitativne
• ocjenu potrebnih sredstava, vremena i rada potrebnog za uvođenje sustava u rad.

Opći principi

• Evaluaciju treba raditi sa stanovišta korisnika sustava, a ne onih koji se bave programiranjem i sl. Dakle, trebaju je raditi osobe koje dobro poznaju poslovnu problematiku, a ne moraju ništa znati o računalskoj tehnologiji.

• Standardni skup podataka - evaluaciju treba raditi sa određenim, uvjek istim skupom podataka, kako bi se mogla vršiti usporedba raznih sustava. Ovi podaci trebaju predstavljati tipične poslove, te se na osnovu tih podataka ispituju konkretne osobine svakog sustava.

• Računalski sustav pripremiti tako da se na najbolji način obrade standardni podaci, tj. da se utvrdi puna sposobnost analiziranog sustava. Pripremu treba uraditi osoba, koja dobro poznaje analizirani sustav (iskusan korisnik ili predstavnik isporučitelja sustava).

• Rekapitulacija rezultata evaluacije može se prikazati slijedećom tabelom:

---------!--------!--------!----------------------------------------------------

         !sustav 1!sustav 2! . . .

=========!========!========!====================================================

osobina 1!   4    !   2    ! . . .

osobina 2!   5    !   0    !

.
.
.

---------!--------!--------!----------------------------------------------------

ukupno   ! 123    ! 84     ! ...

---------!--------!--------!----------------------------------------------------

cijena   !        !        !

================================================================================

legenda:

5 - odličan
4 - vrlo dobar
3 - dobar
0 - loše ili nema osobinu

Osobine mogu dobiti razne pondere (važnija osobina - veći ponder) i tako izračunati redoslijed ukupne kvalitete evaluiranih sustava.
 

EVALUACIJA PODSUSTAVA ZA FINANCIJE

U tekstu koji slijedi, detaljnije se daje prijedlog kako evaluirati podsustav za podršku financija.

Ovo zbog toga jer:

• ova poslovna funkcija prisutna je u svim tipovima organizacija
• definirana je u većoj mjeri od svih drugih poslovnih funkcija, prije svega zbog državne regulative, koja ne postoji za ostale funkcije
• prisutna je u većini računalskih sustava za upravljanje poslovanjem.

Predlaže se početna metodologija evaluacije, koja se može modificirati i dopunjavati.

Prije početka evaluacije, treba utvrditi listu osobina koje će se analizirati i ocjenjivati.

Osobine koje se ocjenjuju treba grupirati na:

• svakodnevni rad (unos stavki i knjiženje)
• informacije iz sustava i
• posebne (ostale) mogućnosti.

A. Unos stavki i knjiženje - cilj je utvrditi:

• koliko stavki u jedinici vremena se može unijeti i proknjižiti
• u kojoj mjeri je točnost unosa ovisna o čovjeku, tj. prepuštena slučaju
• koliki napor, mentalni (odlučivanje) i fizički (broj udara tastature) se ulaže u proces unosa
• koji dio ukupnog broja stavki nastaje automatski, tj. ne unosi se.

• Kolika je kompleksnost postupka (mentalni napor):
• koliko ekrana,
• koliko točaka odlučivanja "šta dalje"
• mogućnosti zadavanja uvjeta automatske kontrole unosa podataka, tako da čovjek ne mora misliti
• uniformnost postupaka za razne vrste knjiženja: devize i sl. (poželjna je što veća uniformnost postupaka)
• postupci koje sustav radi automatski (redukcija kompleksnosti).
• Pouzdanost rada, osiguranje točnosti:
• mogućnost praćenja neprekidne konzistentnosti knjiženja (saldo nula i sl)
• mogućnost provjere konzistentnosti knjiženja
• automatizmi, tj. što sistem sam uradi - veća pouzdanost.
• Fizički napor, tj. koliko udara tastature:
• za unos jedne stavke
• za proces knjiženja naloga, sve do štampe dnevnika, neovisno o broju stavki (listanje unosa, pregledanje, knjiženje naloga, štampa dnevnika, povratak na novi nalog).

Podsjetnik za vrste poslova, koje treba provjeriti:

• platni promet:
• dpo
• van dpo
• devizni promet
• avansi
• krediti
• čekovi, mjenice
• povezivanje stavki:
• regularno
• nespecificiranih
• kompenzacije
• prijedlog za plaćanje
• virmani
• kursne razlike
• blagajna i sl.:
• fakture kupcima, pdv
• fakture dobavljača
• plaće
• troškovi
• dvostruko, vremenski smaknuto knjigovodstvo
• obračun prodaje
• obračun nabave
• obračun proizvodnje.

• obavezni izvještaji (kartice, glavna knjiga, ira - ura i sl.)
• mogućnosti izbora:
• vrste izvještaja (na pr. detaljni, rekapitulacija, abc analiza)
• selekcije (za određena konta, partnere, klase, i.t.d.)
• sortiranja
• period izvještaja
• posebne mogućnosti:
• slobodno kreiranja izvještaja:
• naslovi, komentari
• kolone i redovi, tj. kompletan izvještaj
• automatizmi za dobivanja izvještaja
• višestruko korištenje istog izvještaja (reusability) i komuniciranje preko izvještaja (group work, team work).

• dnevnik
• kartice
• glavna knjiga
• bruto bilanca
• bilanca
• knjiga ira-ura
• pregled neusaglašenih računa
• račun dobiti i gubitka
• novčani tijekovi.

• stanje partnera
• struktura priliva i odliva
• struktura dugovanja i potraživanja
• ugovoreni i ostvareni rokovi naplate i plaćanja
• ABC analiza dugovanja/potraživanja/prebijeno
• ABC analiza troškova, po vrsti troška, po mjestu troška
• izuzetci od zadanog pravila (dugovanja starija od ... i.t.d.).

• formiranje i praćenje financijskih planova
• inteligentni financijski sustav
• analiza utjecaja inflacije/deflacije
• multivalutno izvještavanje
• rad sa različitim početkom financijske godine (za strane vlasnike) itd.