SUPER - INTELIGENTNI
RAČUNALSKI FINANCIJSKI SUSTAV - NOVE MOGUĆNOSTI ZA FINANCIJE I UPRAVU
|
UVOD
Svrha ovog teksta je:
-
informirati
o
kvalitetno novim mogućnostima rada u financijama i računovodstvu korištenjem
inteligentnoga financijskog računalskog sustava
-
ukazati
na nove pravce razvoja financija i računovodstva koje omogućuje
tehnologija inteligentnih računalskih sustava.
S tim u svezi se iznosi:
-
opći opis inteligentnoga financijskog
računalskog sustava
-
opis rada inteligentnoga financijskog
računalskog sustava
-
primjer korištenja inteligentnog
sustava
-
financijski modeli koji se mogu
koristiti
-
modaliteti korištenja sustava
-
opće karakteristike sustava,
obuka i troškovi
-
pravci razvoja financija i računovodstva
koje omogućuju inteligentni računalski sustavi.
OPĆI
OPIS INTELIGENTNOG FINANCIJSKOG RAČUNALSKOG SUSTAVA
Pod inteligentnim računalskim
financijskim sustavom podrazumijevamo takav:
-
u koji
se mogu pohraniti ekspertna financijska znanja u obliku financijskih
modela i koji, onda, obradu standardnih knjigovodstvenih podataka (stavki
knjiženja i drugih podataka) vrši sukladno tim modelima
-
koji omogućuje manipulacije
s tim modelima kroz dobivanje odgovora na pitanja tipa "zašto
je ... ?", "što ako ...?", "što je potrebno da ...?" i sl.
Takav inteligentni financijski
sustav realiziran je u okviru SUPER-a i ovdje se opisuju mogućnosti SUPER-a
kao inteligentnog financijskog sustava.
U najkraćem, SUPER omogućuje
sljedeće:
-
dobivanje
presjeka stanja poslovanja (plana
i ostvarenja) prema bilo kakvome zadanom financijskom modelu
-
dobivanje odgovora na pitanja:
-
zašto
se
promijenio neki pokazatelj iz modela
u promatranom periodu
-
što
je potrebno da bi dostigao neku
zadanu vrijednost
-
što
će se dogoditi sa svim elementima
modela ako se stanje na nekim kontima poveća ili smanji za zadani iznos
ili postotak
-
grafički
ili tabelarni tok vrijednosti u
vremenu za bilo koji element financijskog modela, odnosno pokazatelj.
Efekti koje ovo omogućuje su:
-
financijsko-računovodstveni
stručnjaci u organizaciji:
-
imaju mnogo bolju kontrolu odvijanja
svakodnevnog posla u knjigovodstvu jer za par sekundi mogu kontrolirati
konzistentnost obavljenog posla
-
imaju mnogo bolji uvid u stanje
poslovanja jer mogu lako doći do različitih presjeka po svom izboru
-
uprava i vlasnici mogu imati
potpun i ažuran uvid u stanje poslovanja izraženo u poslovnim kategorijama,
dakle ne moraju poznavati računovodstvo
-
revizori interni i vanjski mnogo
lakše i kvalitetnije mogu obavljati reviziju.
OPIS
RADA INTELIGENTNOG FINANCIJSKOG SUSTAVA
Komponente SUPER-a bitne
za rješavanje opisanog problema su slijedeće:
-
Baza
podataka u koju se u okviru normalnog poslovanja, unose stavke
naloga za knjiženje, te financijski planovi poslovanja.
-
Baza
znanja u koju se unose različiti financijski modeli. Financijski
model je skup relacija baziran na stanju konta. Takvi modeli su, primjerice,
bilanca stanja, račun dobitka i gubitka, razni skupovi pokazatelja i sl.
SUPER omogućuje lako korištenje bilo kakvih financijskih modela koje korisnik
uzima iz literature ili ih sam gradi.
-
Baza
informacija u koju se mogu pohraniti bilo kakvi izvještaji.
Svaki izvještaj u bazi informacija:
-
može se modificirati, dodati
komentare, grafički obraditi
-
može se trajno čuvati u računalu
-
na raspolaganju je svim ovlaštenim
da ga koriste
-
dobiva se trenutno, tj. bez
čekanja na obradu
-
lakše se i efikasnije može analizirati
na terminalu nego na papiru jer ima funkcije traženja zadanih podataka
i sl.
Funkcioniranje SUPER-a odvija
se na sljedeći način:
-
tip izvještaja koji se želi
dobiti (pregled, analiza, grafički prikaz)
-
period poslovanja (knjiženja)
koji će se obraditi
-
po kojem će se financijskome
modelu raditi obrada
-
da li će se izvještaj raditi
po mjestima troška, radnim nalozima i sl. ili sumarno na nivou organizacije
-
Inteligentna
obrada podataka koju SUPER sada obavlja:
-
pretražuje bazu podataka i uzima
one podatke koji su definirani zadanim financijskim modelom, dakle stavke
knjiženja prema kontima u modelu
-
s tim podacima izvrši računske
operacije prema zadanome modelu
-
... i izradi izvještaj u jednom
od sljedećih oblika:
-
pregled izračunatih vrijednosti
-
analize tipa:
-
zašto se neki pokazatelj promijenio
u zadanom razdoblju
-
što je potrebno da neki element
financijskog modela dostigne zadanu vrijednost
-
što će se dogoditi s elementima
financijskog modela ako se vrijednosti na nekim kontima povećaju ili smanje
za zadan iznos ili postotak
-
grafički ili tabelarni prikaz
toka u zadanom razdoblju za bilo koji element financijskog modela.
-
Rukovanje
s izvještajem - omogućuje:
-
prikaz i kretanje po izvještaju
na ekranu
-
modificiranje izvještaja - brisanje
dijelova izvještaja, dodavanje komentara i sl.
-
štampanje izvještaja
-
pohranjivanje izvještaja u bazu
informacija odakle se uvijek i trenutno može dobiti na ekran, ponovo modificirati
ili štampati.
PRIMJER
KORIŠTENJA INTELIGENTNOGA FINANCIJSKOG SUSTAVA
Da bi se konkretno prikazalo
korištenje opisane tehnologije, dajemo sljedeći primjer:
Baza
podataka:
-
proknjižene stavke glavne knige
financijskog knjigovodstva
-
financijski plan poslovanja
utvrđen po kontima i mjesecima u godini
Baza
znanja:
Baza znanja se sastoji od
proizvoljnog broja financijskih modela koji predstavljaju različite poglede
na rezultate poslovanja.
Za ovaj primjer uzet je
model RAČUNA DOBITKA I GUBITKA koji se u SUPER unosi u sljedećem obliku:
Model
|
R.br.
|
Opis
|
Relacija
|
RM
|
1
|
RAČUN
DOBITKA I GUBITKA |
|
RM
|
2
|
Prihodi
osnovne djelatnosti |
K75#P+K76#P= |
RM
|
3
|
Rashodi
osnovne djelatnosti |
K70#D+K71#D= |
RM
|
4
|
Prihodi
iz drugih aktivnosti |
K74#P+K77#P= |
RM
|
5
|
Rashodi
drugih aktivnosti |
K72#D= |
RM
|
6
|
Izvanredni
prihodi |
K78#P= |
RM
|
7
|
Izvanredni
rashodi |
K73#D= |
RM
|
8
|
DOBITAK
ILI GUBITAK PRIJE OPOREZIVANJA |
K75#P+K76#P+K78#P-K70#D-K71D= |
RM
|
9
|
Porez
na dobitak ili gubitak |
0,35*(R2-R3+R4-R5+R6-R7)= |
RM
|
10
|
DOBITAK
ILI GUBITAK FINANCIJSKE GODINE |
R8-R9= |
Jedan
od izvještaja koji se može dobiti je sljedeći::
CROATIA - INVEST D.D.
SUPER, 11.07.1998.
REALIZACIJA PLANA POSLOVANJA DO 6.98.
GOD.
PO MODELU: RAČUN DOBITKA ILI GUBITKA - SKRAĆENI OBLIK |
O P I S
|
U tekućem mjesecu
|
Od početka godine
|
|
Planirano Ostvareno
Index |
Planirano Ostvareno
Index |
-
Prihodi osnovne djelatnosti
|
2,250.000 1,975.688
0,88 |
16,400.000 17,020.887
1,04 |
Rashod osnovne djelatnosti
|
1,750.000 1,405.883
1.24 |
11,644.000 12,688.954
1,09 |
Prihodi drugih aktivnosti
|
300.000
300.000 1,00 |
1,800.000 1,800.000
1,00 |
Rashodi drugih aktivnosti
|
30.000
26.000 0,86 |
180.000
211.552 1,18 |
Izvanredni prihodi
|
100.000
72.876 1,37 |
600.000
311.237 0,52 |
Izvanredni rashodi
|
10.000 |
60.000
38.892 0,65 |
DOBITAK ILI GUBITAK PRIJE OPOREZIVANJA
|
860.000
915.993 1,06 |
6,916.000 6,192.398
0,89 |
Porez na dobitak ili gubitak
|
301.000
320.598 1,06 |
2,420.600 2,167.339
0,89 |
DOBITAK ILI GUBITAK FINANCIJSKE GODINE
|
559.000
595.395 1,06 |
4,496.600
4,025.059 0,89 |
Dakle, SUPER je proknjižene
stavke glavne knjige i financijskog plana, koji je napravljen po analitičkim
kontima, obradio u skladu s financijskim modelom po izboru korisnika i
proizveo gornji izvještaj.
FINANCIJSKI
MODELI KOJI SE MOGU KORISTITI
SUPER omogućuje korištenje
bilo kakvih financijskih modela u kojima je uključeno zbrajanje, oduzimanje,
množenje, dijeljenje, korištenje zagrada i rekurzija (rad s prethodno definiranim
relacijama).
U uputstvu za korištenje
SUPER-a predlaže se uporaba sljedećeg skupa pokazatelja poslovanja kao
standardni, odnosno polazni model:
BAZA ZNANJA ZA IZVJEŠTAVANJE
UPRAVE I VLASNIKA
Rezultati
poslovanja:
-
ukupan prihod
-
ukupni troškovi
-
dobitak ili gubitak prije oporezivanja
-
porez na prihod
-
neto dobitak ili gubitak
-
potraživanja
-
kratkoročne obveze
-
ukupne obveze
-
zalihe
Stanje
imovine:
-
tekuća imovina (obrtna sredstva)
-
tekuća imovina minus zalihe
-
ukupna imovina
-
ukupna aktiva
-
kapitalizacija = ukupna imovina
- kratkoročna dugovanja
-
vlasnička glavnica (equity)
= ukupna imovina - ukupna dugovanja
Likvidnost
i pokriće (financijska stabilnost):
-
likvidna sredstva/kratkoročne
obveze (quick ratio, acid test)
-
stupanj zaduženosti = ukupne
obveze/ukupna aktiva (debt/total assets ratio)
-
odnos duga i glavnice = ukupne
obveze/vlasnička glavnica (debt to equity ratio)
-
tekući odnos = tekuća imovina
/tekuće obveze (current ratio)
Troškovi
/ prodaja:
-
troškovi poslovanja kao % prodaje
-
troškovi prodaje kao % prodaje
Pokazatelji
aktivnosti (pokazatelji korištenja sredstava):
-
koef. obrta imovine = (neto
prodaja/ukupna imovina) x 360/br. dana od početka godine
-
koef. obrta potraživanja = (prodaja/potraživanja)
x 360/br. dana
-
koef. obrta ukupne imovine =
ukupan prihod/ukupna imovina
-
prosječan period naplate = 360
x potraživanja / prodaja
Pokazatelji
profitabilnosti:
-
bruto dobitak kao % prodaje
= bruto dobitak / prodaja
-
neto dobitak kao % prodaje =
neto doobitak / prodaja
-
bruto dobitna marža = bruto
dobitak / ukupan prihod
-
neto dobitna marža = neto dobitak
/ ukupan prihod
-
povrat na imovinu = neto dobitak
/ ukupna imovina
-
profitabilnost poslovanja =
bruto dobitak / ukupna imovina
Dakle, standardni model za praćenje
rezultata poslovanja, namijenjen upravi i vlasnicima, u SUPER-u se sastoji
od ukupno cca 30 pokazatelja.
Kao što je već navedeno,
korisnik
može model proširiti ili reducirati, odnosno razviti novi, vlastiti model.
MODALITETI
KORIŠTENJA INTELIGENTNOGA FINANCIJSKOG SUSTAVA
Ovakav sustav se po našoj
ocjeni može koristiti za sljedeće svrhe:
-
U poduzećima
i drugim organizacijama:
-
Podrška
rada financija i kontroling-a:
-
svakodnevna kontrola točnosti,
ažurnosti i kompletnosti knjiženja
-
praćenje poslovanja
-
analiza rezultata poslovanja
-
operativno praćenje poslovanja
-
analiza rezultata poslovanja
-
pomoć kod donošenja odluka -
odgovori na pitanja:
-
zašto se promijenio neki pokazatelj
-
što je potrebno da bi dostigao
neku vrijednost
-
što će biti posljedica ako se
neki troškovi, ulaganja i sl. povećaju ili smanje za određeni iznos ili
postotak.
Sve ovo bez računovodstvenog
žargona, izraženo u poslovnim kategorijama bliskim nefinancijskom osoblju.
-
mnogo lakši i efikasniji rad,
s obzirom da će se obimni i zamorni dio obrade podataka eliminirati
-
kvalitetniji i ujednačeniji
rad, s obzirom na mogućnost primjene standardiziranih modela revizije
-
rad s udaljenosti, tj. bez dolaska
na lokaciju korisnika, te mogućnost "konzilija" u revizorskoj kući.
-
U državnim
institucijama:
-
za praćenje i analizu poslovanja
državnih organa
-
za praćenje i analizu rezultata
poslovanja organizacija na području općine, županije, države.
OPĆE
KARAKTERISTIKE INTELIGENTNOGA FINANCIJSKOG SUSTAVA
-
Lakoća
korištenja: kada je poznat financijski model koji se želi koristiti,
pohranjivanje modela u sustav je vrlo jednostavno i traje, obično, svega
nekoliko minuta. Za ovo je dovoljno 2 - 3 sata obuke, a obuka za korištenje
baze informacija traje još kraće.
-
Izuzetna
brzina rada - primijenjene su posebne metode razvoja (svi podaci
su rezidentni u centralnoj memoriji) koje omogućuju cca 20 puta brži rad
nego kad se radi na uobičajeni način, tj. sa diskova.
-
Jedinstveno
rješenje - ne postoji niti jedno drugo rješenje s ovim mogućnostima,
pa niti u sustavima koji koštaju više miliona dolara.
PRAVCI
RAZVOJA FINANCIJA I RAČUNOVODSTVA KOJE OMOGUĆUJU INTELIGENTNI RAČUNALSKI
SUSTAVI
Navedene mogućnosti, omogućuju
mnogo efikasniji i kvalitetniji rad financija, računovodstva i revizije,
kao i uprave.
Pored toga, postoje još
i različite mogućnosti razvoja funkcije financija i računovodstva temeljene
na ovoj tehnologiji, primjerice:
-
RAD
S UDALJENOSTI, tj. iz ureda ili stana financijskog direktora,
članova uprave, vlasnika, preko telefonskih linija.
Ovo bi omogućilo efikasnije
i udobnije vođenje posla, odnosno dobivanje relevantnih poslovnih informacija
u svako vrijeme i sa svakog mjesta.
-
RAZVOJ
FINANCIJSKIH DSS MODELA (Decision
Support System), tj. sustava za podršku odlučivanju.
Ova se mogućnost temelji
na mogućnosti inteligentne obrade financijskih podataka.
DSS modeli su poznati u
literaturi za razne vrste djelatnosti.
Generalno, svrha im je da
pomognu ocjeni stanja problema koji se rješava, odnosno donošenju odluka
s tim u svezi.
Na ovakvim modelima za financijsku
funkciju trebalo bi raditi u organizaciji kompetentne financijske institucije.
Jedan tip takvih modela
mogao bi davati izvještaj iz koga bi se lako i pregledno dobila slika o
poslovanju firme sljedećeg oblika:
POKAZATELJI POSLOVANJA
ZA XY D.D.
Pokazatelj
vrlo dobro dobro
loše vrlo loše
koef. obrta zaliha
X
koef. obrta potraživanja
X
stupanj zaduženosti
X
profitabilnost poslovanja
X
.
.
.
Da bi se ovo moglo dobiti,
trebalo bi u bazu SUPER-a, pored financijskog modela s izabranim pokazateljima,
pohraniti podatke o tome koje su vrijednosti za pojedine pokazatelje vrlo
dobre, dobre, loše itd.
Ove bi podatke trebalo prikupljati
po granama gospodarstva i njegovati ih, odnosno održavati.
-
RAZVOJ
FINANCIJSKIH EKSPERTNIH SUSTAVA (Expert Systems).
Primjer mogućeg oblika
ovakvog sustava je sljedeći:
Ako
je
tekuća imovina / kratkoročne obveze > 1,5
i
ako je ukupan prihod / ukupna imovina
> 10
i
ako je bruto dobitak / ukupan
prihod > 0,2
onda:
organizacija radi vrlo uspješno.
Ako
su
likvidna sredstva / kratkoročne obveze < 0,3
i
ako su ukupne obveze / vlasnička glavnica > 1,5
onda:
organizacija je pred kolapsom (vjerovatnoća = 95%).
.
.
Takav bi sustav omogućio
da se obradom proknjiženih stavki dobije za nekoliko sekundi ekspertna
ocjena stanja poslovanja organizacije, i to bez angažiranja financijskog
experta.
Dakle, obradom standardnih
knjigovodstvenih podataka automatski bi se mogla dobiti, za nekoliko sekundi
ili minuta, dijagnoza stanja poslovanja organizacije.
Ovakve bi se analize mogle
masovno raditi i na nivou općine, županije i države, na osnovu bilanci
koje poduzeća dostavljaju poreskim organima i Trgovačkom sudu.
Računalska bi se podrška
za ovakav ekspertni sustav jednostavno mogla dograditi u SUPER-u, jer glavne
komponente već postoje.
Međutim, financijski eksperti
bi morali razviti odgovarajuće financijske modele - listu financijskih
pokazatelja i vrijednosti tih pokazatelja na osnovu kojih bi se moglo dijagnosticirati
poslovanje organizacije.